CASO DE ÉXITO EDIFICIO AÍDA:

¿Cómo automatizar la gestión de llaves en un edificio de oficinas?

BREVE DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO

El Edificio Aída es una de las construcciones dedicadas a oficinas más conocidas de la ciudad de Zaragoza. Al igual que el Edificio Verdi y el Trovador, esta edificación pertenece a la empresa inmobiliaria Estudios Cave.

Así pues, se trata de un lugar en el que numerosas empresas alquilan un espacio para desarrollar su actividad profesional, lo que conlleva la gestión de un gran volumen de llaves de todas las plantas y pisos del edificio.

¿QUÉ PROBLEMA HABÍA QUE RESOLVER?

Los problemas existentes a la hora de la gestión de llaves en el Edificio Aída, siendo que es un tema altamente sensible y en el que no pueden existir fallos, eran los siguientes:

Problemas de seguridad: ¿Quién tiene las llaves en cada momento? Si las llaves se pierden, ¿quién tiene la culpa? Recepción, el usuario… (es la palabra de uno contra la de otro). Si alguien viene a recoger las llaves en nombre del responsable de una de las oficinas, ¿se le cree? ¿tiene autorización? ¿cómo debe proceder recepción para evitar problemas? Hasta este momento, todo se llevaba a través de un registro manual a papel y boli.

Carga de trabajo a recepción (con su coste asociado): Necesidad de personal de recepción de manera continuada en su puesto para poder entregar y recibir las llaves en todo momento.

Esperas de los usuarios: El personal de recepción del Edificio Aída tiene tareas más allá de su puesto de recepción. Si se encuentra en otro lugar en el momento que un cliente llega y necesita las llaves, tiene que esperar, llamar…con el inconveniente tanto para el personal como para el usuario que eso conlleva.

Falta de flexibilidad horaria: Si un cliente necesita ir a la oficina, aunque solo sea a buscar algo que se le ha olvidado, durante el fin de semana, muy temprano en la mañana o a última hora de la tarde, no puede acceder al edificio si el personal de recepción ya no se encuentra disponible.

¿CÓMO SOLUCIONÓ COMMUNITY LOCKER ESTOS ASPECTOS?

A través de la instalación de nuestras consignas inteligentes para gestión de llaves, todos los problemas anteriores quedaron solucionados de la siguiente manera:

Problemas de seguridad: El sistema de consignas inteligentes para llaves de Community Locker permite llevar una trazabilidad completa de qué usuario ha abierto su consigna y recogido las llaves en cada momento, siendo así posible un control total de las mismas.

Carga de trabajo a recepción: Este sistema es totalmente digital y automatizado, por lo que no necesita de ninguna intermediación humana (véase el personal de recepción), para funcionar. El usuario introduce su código personal, recoge las llaves y entra a su oficina. Y el mismo proceso a la hora de devolverlas.

Esperas de los usuarios: 0 esperas, el usuario recoge las llaves en el momento que lo necesita gracias a nuestras consignas de llaves para oficinas.

Flexibilidad horaria: El sistema está operativo en todo momento, por lo que la flexibilidad ya solo depende del horario de entrada al edificio que marque la gerencia del mismo.