Una gestión manual no permite saber con seguridad quién tiene cada llave ni cuándo se ha usado, y además del riesgo de pérdida, implica un coste de tiempo y de realización de tareas improductivas. Con una consigna inteligente de llaves, cada retirada y devolución queda registrada, lo que aporta un historial de accesos y reduce el riesgo de usos no autorizados, ya que se sabe en todo momento quién tiene la llave y cuándo la recogió.